Năng suất: Hướng dẫn cơ bản – noupe

[ad_1]

Năng suất là một vấn đề nóng bỏng đối với mọi doanh nghiệp. Nếu tổ chức của bạn không có năng suất, làm thế nào bạn thực sự có thể mong đợi phát triển?

Nhưng việc xác định cách tốt nhất để đánh giá năng suất và tạo ra những thay đổi tích cực là, không có nghĩa là đơn giản. Trên thực tế, các yếu tố đóng góp vào năng suất thường rất đa dạng và trải rộng trên các bộ phận khác nhau của một doanh nghiệp và thế giới, cho vấn đề đó.

Một báo cáo năm 2017 của Gallup cho thấy chỉ có 15 phần trăm người trưởng thành có việc làm toàn thời gian ở 155 quốc gia có liên quan cao và nhiệt tình với công việc và nơi làm việc của họ. Hai phần ba số người trưởng thành đang làm việc với công việc toàn thời gian báo cáo rằng họ đang dành thời gian cho công việc của mình nhưng không phải là năng lượng hay đam mê vì họ đã tham gia.

Như báo cáo của Gallup đã chỉ ra, sự thảnh thơi nhất quán này giữa những người làm việc toàn thời gian trên toàn thế giới là một rào cản để tạo ra các nền văn hóa hiệu suất cao, và nói chung, ngụ ý một lượng lớn tiềm năng bị lãng phí.

Điều này đặc biệt rõ ràng khi so sánh các bộ phận, phòng ban hoặc đội có mức độ gắn kết nhân viên cao nhất với những người có cấp thấp nhất trong một tổ chức.

Trong số các công ty mà Gallup phân tích, các đơn vị kinh doanh đạt 25% cao nhất về sự gắn kết của nhân viên thường nhìn thấy một số cải tiến khi so sánh với các đối tác của họ ở phía đối diện của quang phổ:

  • Lợi nhuận cao hơn 21%
  • Năng suất cao hơn 17%
  • Doanh số cao hơn 20%
  • Số liệu khách hàng cao hơn 10%
  • vắng mặt

  • Doanh thu thấp hơn 59% trong các công ty có doanh thu thấp
  • Doanh thu thấp hơn 24% trong các công ty có doanh thu cao
  • Giảm 70% sự cố an toàn nhân viên
  • 58 ít hơn phần trăm sự cố an toàn cho bệnh nhân

Mặc dù tỷ lệ lao động toàn thời gian tham gia khác nhau tùy theo khu vực – 6% ở Đông Á, 10% ở Tây Âu và 33% ở Hoa Kỳ – báo cáo của Gallup xác định một số rào cản và thách thức phổ biến trên toàn thế giới:

  • Các doanh nghiệp sẽ không khai thác hết tiềm năng của nhân viên trừ khi hệ thống đánh giá hiệu suất đáp ứng nhu cầu tâm lý của con người, như mối quan hệ tích cực tại nơi làm việc, sự công nhận, cơ hội phát triển cá nhân và nói chuyện thường xuyên, mang tính xây dựng về hiệu suất
  • Kinh doanh có thể cải thiện đáng kể năng suất lao động nếu họ có chiến lược cho phép nhân viên phát huy tài năng bẩm sinh, sử dụng những tài năng này trong công việc và cuối cùng biến những tài năng đó thành thế mạnh.
  • ] Doanh nghiệp nên có những người quản lý tài năng, có thể xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ, tích cực với nhân viên, cũng như khai thác tài năng và mục tiêu giúp mỗi người tập trung.
  • Nếu doanh nghiệp muốn tối đa hóa thế mạnh của công nhân, chủ nhân phải cung cấp cho nhân viên của họ nhiều đầu vào và quyền tự chủ hơn để sử dụng những thế mạnh đó.
  • Tiềm năng tăng năng suất thường phụ thuộc vào khả năng của một doanh nghiệp – hoặc sẵn sàng – giải quyết các trở ngại hiện có và thích ứng với các thay đổi.
  • Thay vì làm việc để đạt được tỷ lệ tham gia của nhân viên cao hơn, các doanh nghiệp nên tập trung hơn vào việc thực hiện các sáng kiến ​​cuối cùng sẽ mang lại kết quả họ muốn.

Ở cấp độ sâu hơn, báo cáo của Gallup cũng xác định một vấn đề cơ bản nhưng phổ biến đối với các công ty trên toàn thế giới: ác cảm tiềm ẩn đối với sự thay đổi.

Đặc biệt, các tổ chức và tổ chức thường chậm thích ứng với những thay đổi nhanh chóng do sự lan truyền của công nghệ thông tin, toàn cầu hóa thị trường cho sản phẩm và lao động, sự phát triển của nền kinh tế gig và kỳ vọng độc đáo của người lao động trẻ . [19900900]

Con đường hình ảnh lớn đến năng suất khá đơn giản. Cải thiện hoạt động, định vị nhân viên làm việc hết mình và tận dụng các công nghệ hiện đại để loại bỏ các điểm đau năng suất lâu dài và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.

Nhưng các con đường cụ thể hướng tới năng suất phức tạp hơn nhiều.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đào sâu vào những ý tưởng chính về năng suất và cung cấp các mẹo để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Từ đó, chúng tôi khám phá các ứng dụng và phần mềm năng suất chính để giúp bạn hiểu về các công nghệ có thể giúp các nhóm của bạn hoàn thành công việc nhiều hơn.

Cải thiện năng suất có thể giúp bạn mở rộng quy mô kinh doanh và duy trì tăng trưởng theo thời gian. Nhưng tăng năng suất không bao giờ đơn giản. Họ đòi hỏi một sự pha trộn của những ý tưởng, thói quen và công nghệ mới kết hợp với nhau để thay đổi cách người lao động làm việc và giúp họ làm việc hiệu quả hơn.

Năng suất là gì?

Ở dạng cơ bản nhất, năng suất chỉ đơn giản là thước đo sản lượng kinh doanh. Điều này thay đổi từ tổ chức này sang tổ chức khác vì các công ty khác nhau sản xuất các loại tài sản khác nhau.

Một số công ty sản xuất hàng thật. Những người khác đo năng suất bằng số lượng khách hàng họ hỗ trợ với dịch vụ của họ. Bởi vì năng suất là một khái niệm rất đa dạng tùy thuộc vào những gì một doanh nghiệp tạo ra, các chủ doanh nghiệp nhỏ phải nghiêm túc đánh giá các điểm giá trị cốt lõi của họ.

Trong nhiều trường hợp, giá trị cuối cùng có thể chỉ là doanh thu. Trong trường hợp đó, bạn nên đo lường các số liệu như doanh thu được tạo ra trên mỗi nhân viên mỗi giờ. Tổng số nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như một tháng. Sau đó cộng lại số giờ họ đã đặt trong tháng đó và so sánh với doanh thu được tạo. Bằng cách theo dõi số liệu này trên cơ sở hàng tháng hoặc hàng quý, bạn có thể đo năng suất theo cách thực nghiệm, nhất quán.

Nhưng khi xem xét câu hỏi, năng suất là gì? bạn có thể phải suy nghĩ về nhiều phép đo hơn số giờ làm việc và tài sản được tạo ra. Một nhân viên có khả năng sản xuất có thể bị ảnh hưởng bởi những điều sau đây:

  • Mức độ tập trung trong khi làm việc
  • Thời gian dành cho các nhiệm vụ phi sản xuất, chẳng hạn như công việc văn thư được thực hiện bởi một nhân viên với công việc tập trung vào sản xuất
  • Nghỉ ngơi, đi lại (thậm chí trong khuôn viên doanh nghiệp lớn) hoặc các tương tác xã hội tự nhiên trong môi trường làm việc
  • Năng suất mong đợi trong thời gian làm việc
  • Các yếu tố không thể kiểm soát – trường hợp khẩn cấp, gián đoạn liên quan đến khách hàng, lỗi thiết bị, v.v. có thể làm hỏng năng suất

Về lý thuyết, tất cả các yếu tố này có thể được đo lường. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ kỹ thuật số hiện đại để theo dõi dữ liệu hoạt động, thời gian của nhân viên dành cho các nhiệm vụ khác nhau và các loại thông tin tương tự để có được góc nhìn sắc thái hơn về năng suất.

Khi bạn khám phá những cách tinh vi hơn để xem xét năng suất, đây là một vài lựa chọn để xem xét, tất cả đều được nêu bật trong báo cáo Investopedia:

  • Phản hồi 360 độ. Công cụ đo lường năng suất này sử dụng phản hồi trực tiếp từ đồng nghiệp của nhân viên từ thiện để đánh giá năng suất của người đó. Mặc dù điều này thường được sử dụng như một chiến lược đánh giá nhân viên, nó cũng có thể cung cấp những hiểu biết quan trọng về năng suất bằng cách cung cấp cho bạn các phân tích về công nhân dựa trên cơ sở cho phép bạn hiểu các yếu tố có thể ảnh hưởng đến năng suất của một người.
  • Phân tích tập trung vào bán hàng. Mặc dù doanh thu được sử dụng phổ biến nhất để đánh giá phản hồi, bạn cũng có thể sử dụng doanh thu thuần so với số giờ làm việc để đánh giá năng suất. Đây có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức chú trọng nhiều vào doanh số như một con đường phát triển.
  • Theo dõi thời gian. Các công cụ theo dõi hoạt động của người dùng, chẳng hạn như truy cập các trang truyền thông xã hội hoặc sử dụng một ứng dụng kinh doanh cụ thể, có thể cực kỳ nhiều thông tin trong việc giúp bạn hiểu về năng suất. Họ có thể cung cấp các phép đo rõ ràng về những gì công nhân của bạn dành thời gian làm trong ngày, giúp dễ dàng hơn không chỉ hiểu được bức tranh lớn về số lượng bạn sản xuất như một doanh nghiệp, mà còn các chi tiết góp phần làm tăng năng suất giữa các công nhân.

Những công cụ đo lường năng suất này có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc tăng cường sự hiểu biết của bạn về năng suất, một điều mà đặc biệt quan trọng ở nơi làm việc ngày nay.

Sự tập trung ngày càng tăng vào năng suất

Phát triển một chiến lược để đo lường năng suất trong doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng. Nếu bạn có thể theo kịp các đối thủ cạnh tranh, bạn sẽ gặp rủi ro không chỉ tụt lại phía sau, mà kết thúc trong tình huống bắt kịp cảm thấy không thể bởi vì bạn đã luôn bị những người khác trên thị trường vượt mặt.

Trong một khảo sát của HubSpot, gần 74% số người được hỏi cho biết họ tin rằng năng suất có mối quan hệ trực tiếp với sự tăng trưởng của tổ chức, ảnh hưởng đến cả quy mô và tạo doanh thu. Hơn nữa, 75 phần trăm những người được thăm dò cho biết họ có ý định tăng cường sử dụng các công cụ năng suất trong suốt năm tới.

Dữ liệu này chỉ ra sự nhấn mạnh ngày càng tăng về năng suất như một yếu tố thúc đẩy tăng trưởng quan trọng cho các doanh nghiệp. Nhưng sử dụng năng suất để mở rộng quy mô tổ chức của bạn thường phụ thuộc vào việc phân biệt giữa năng suất và hiệu quả, vì mỗi cách mang lại giá trị theo cách riêng của nó.

Năng suất so với hiệu quả

Cuộc tranh luận về năng suất và hiệu quả thường là một điểm thảo luận liên tục cho các doanh nghiệp. Năng suất liên quan đến việc tạo ra nhiều hơn bất cứ điều gì doanh nghiệp của bạn tạo ra. Bạn cần phải làm việc hiệu quả để tạo doanh thu.

Hiệu quả đo lường các tài nguyên bạn sử dụng để tạo ra năng suất đó. Trong nhiều trường hợp, cải thiện hiệu quả là một con đường để duy trì – và đôi khi cải thiện – năng suất trong khi sử dụng ít tài nguyên hơn. Các công nghệ và chiến lược hoạt động cải thiện hiệu quả có thể thúc đẩy tăng năng suất, nhưng chúng có thể không phải lúc nào cũng làm như vậy.

Trong một số quy trình kinh doanh, một tổ chức có thể gặp phải một bức tường hiệu quả, nghĩa là họ đã tối ưu hóa một nhiệm vụ ở mức độ mà không còn chỗ để cải thiện đáng kể cách họ hoàn thành công việc. Tuy nhiên, năng suất của chúng có thể vẫn còn thấp vì nhiều hệ thống xung quanh quá trình đó được trang bị để theo kịp nhu cầu năng suất. Hiệu quả là rất quan trọng, nhưng năng suất thường cần phải là điểm nhấn mạnh khi các doanh nghiệp cố gắng phát triển.

Đây là cách để nói rằng hiệu quả không phải là quan trọng. Thay vào đó, nó rất quan trọng để hiểu rằng có một mức trần cho bất kỳ khoản đầu tư nào liên quan đến hiệu quả và mức trần đó là mức năng suất của bạn. Nếu bạn có thể sản xuất nhiều hơn, thì việc kiếm tiền không hiệu quả hơn. Nếu việc hiệu quả hơn giúp mở khóa các tài nguyên mà bạn có thể sử dụng để sản xuất nhiều hơn, thì những nỗ lực có thể được đền đáp bằng cách giúp bạn mở rộng quy mô tổ chức của mình.

Tất nhiên, đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nhỏ nào, việc mở rộng kinh doanh thường có nghĩa là gánh một gánh nặng lãnh đạo cá nhân lớn hơn và làm việc để theo kịp nhu cầu hoạt động hàng ngày. Đó không phải là doanh nghiệp của bạn cần có năng suất cao hơn; bạn có thể cần tăng cường khả năng của mình như một cá nhân. Với suy nghĩ này, ở đây, hãy xem xét các mẹo về năng suất hàng đầu không chỉ áp dụng cho bạn mà còn cho nhân viên của bạn.

Mẹo năng suất hàng đầu để đạt được nhiều hơn

Cải thiện năng suất kinh doanh bắt đầu ở cấp độ cá nhân. Tìm cách tự sản xuất nhiều hơn có thể giúp bạn mô hình hóa các hành vi tích cực cho nhân viên của mình. Nó cũng cho phép bạn thử các chiến lược năng suất khác nhau mà sau đó bạn có thể truyền lại cho công nhân thông qua các chương trình đào tạo. Cho dù bạn cần tổ chức thông qua lập kế hoạch tốt hơn hay đơn giản là giải mã không gian của mình, làm theo các mẹo năng suất này có thể giúp bạn có được lợi thế.

Ở đây, một cái nhìn về một số chiến lược năng suất phổ biến và hướng dẫn về cách bạn có thể tận dụng tối đa chúng.

Sử dụng các nhà hoạch định để tăng năng suất

Bạn có thể làm nhiều hơn là tối ưu hóa lịch trình của mình với một kế hoạch. Bạn có thể cá nhân hóa công cụ lập kế hoạch của mình dựa trên nhu cầu của bạn và sử dụng nó để

  • Ghi lại lời nhắc về những việc bạn định làm
  • Đăng nhập thời gian cho các cuộc họp, sự kiện trong ngày của bạn hoặc các mốc bạn cần suy nghĩ về
  • Ghi chú về kế hoạch và kỳ vọng cho ngày của bạn, về cơ bản coi kế hoạch là một tạp chí thu nhỏ, bảo trì thấp, nơi bạn phản ánh về lịch trình của mình và lên kế hoạch trước
  • Ghi lại các thông tin chính có thể giúp bạn nhớ một chi tiết quan trọng trong cuộc họp hoặc bắt đầu ngày của bạn theo một cách tích cực

Các nhà hoạch định giấy có thể giúp tăng năng suất bằng cách giúp bạn giải tỏa tinh thần. Bước ra khỏi màn hình và viết chi tiết bằng tay xuống có thể giúp bạn nhớ những điểm chính đó. Điều này, đến lượt nó, có thể giúp bạn tập trung vào những phần quan trọng nhất trong ngày của bạn, cho phép bạn ưu tiên những gì quan trọng và hoàn thành nhiều việc hơn.

Ngoài ra, các nhà hoạch định kỹ thuật số có thể là công cụ tổ chức đáng kinh ngạc, tích hợp với ứng dụng email của bạn hoặc giải pháp tương tự để bạn có thể nhận thông báo khi bạn cần làm gì đó. Lập kế hoạch ngày của bạn trong hầu hết các ứng dụng lịch kỹ thuật số và giải pháp sẽ gửi cho bạn thông báo trước các cuộc họp. Điều này có nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc lên lịch chi tiết, điều này giúp bạn dễ dàng tập trung vào công việc hơn và có năng suất cao hơn.

Khi bạn sử dụng các công cụ này, bạn có thể thấy hữu ích khi mở rộng chúng cho doanh nghiệp của mình. Ví dụ: phần mềm G Suite mà chúng tôi sẽ nói về sau trong hướng dẫn này cho phép bạn tạo lịch cho tài khoản email công việc của mình và chia sẻ nó với các đồng nghiệp. Sau đó, bạn có thể xem một sự kiện khác của nhau và nhận thông báo về lịch trình của nhau. Những loại công cụ này mở rộng lợi ích năng suất cá nhân đến cấp độ tổ chức.

Tạo lịch trình khối để loại bỏ phiền nhiễu

Bạn có bao giờ cảm thấy như những ngày của mình tràn ngập những phiền nhiễu đến mức bạn không bao giờ thực sự có thể ngồi xuống và hoàn thành công việc? Bạn không cô đơn. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp với vấn đề này thường mượn một ý tưởng từ giới hàn lâm – lập kế hoạch khối – để giúp họ thoát khỏi những phiền nhiễu làm hạn chế năng suất.

Lập lịch trình khối loại bỏ nhiều hoạt động thường xuyên và thay thế chúng bằng một số nhiệm vụ ít hơn mà bạn dành nhiều thời gian hơn. Ở trường học, điều này có thể có nghĩa là tránh xa các sinh viên học mỗi khóa trong một giờ mỗi ngày và thay vào đó là các khóa học luân phiên trong suốt cả tuần, mỗi khóa có nhiều giờ, để cân bằng mọi thứ.

Cung cấp cho các cá nhân một khối lượng lớn thời gian để thực hiện một nhiệm vụ hoặc tập hợp các nhiệm vụ liên quan có thể giúp họ dễ dàng tập trung hơn và hoàn thành công việc nhiều hơn. Nó không chỉ làm giảm sự mất tập trung và lãng phí khi liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, mà còn cho phép bạn tập trung vào một điều.

Tìm cách kiểm soát sự tập trung của bạn tại nơi làm việc là rất quan trọng. Các chủ doanh nghiệp nhỏ đội nhiều mũ và họ có thể đủ khả năng để nhảy qua lại giữa các nhiệm vụ trong một ngày, liên tục định hướng lại bản thân mỗi lần. Lập lịch trình khối giải quyết vấn đề này.

Mặc dù bạn có thể sẽ không đến điểm mà bạn có thể chặn cả ngày cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn có thể thực hiện các phần trong ngày của mình – chẳng hạn như một khối ba giờ mỗi thứ Ba và thứ Năm để lập kế hoạch trong tương lai – cho một mục đích riêng biệt, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong thời gian đó.

Tận dụng giọng nói thành văn bản để đơn giản hóa ngày của bạn

Dừng lại để ghi chú một ý tưởng hoặc nhắc nhở bản thân làm điều gì đó sau này không chỉ gây khó chịu mà còn có thể phá vỡ chuỗi suy nghĩ của bạn và cản trở năng suất của bạn. Còn gì nữa, nếu bạn đang bận tâm với một loạt các ý tưởng bị ngắt kết nối, điều này sẽ hạn chế sự tập trung của bạn bởi vì bạn đang suy nghĩ về mọi thứ khác mà bạn phải hoàn thành vào ngày hôm đó.

Phần mềm và ứng dụng chuyển văn bản cho phép bạn ghi chú nhanh, cập nhật lịch hoặc thậm chí gửi tin nhắn cho đồng nghiệp mà không phải dừng lại, tìm bút, lấy một tờ giấy, ghi nhật ký và hy vọng bạn không bị mất dấu vết của nó trước khi bạn có thể sử dụng nó.

Với các ứng dụng thoại thành văn bản, bạn có thể nói vào micrô điện thoại di động của bạn và điện thoại của bạn sẽ chuyển đổi nó thành văn bản. Các giải pháp chuyển giọng nói thành văn bản đơn giản là tuyệt vời nếu bạn cần ghi chú nhanh. Tuy nhiên, các trợ lý kỹ thuật số, chẳng hạn như Apple Apple Siri hoặc Google ED Alexa, đưa chức năng này lên một cấp độ khác. Các ứng dụng này tích hợp với lịch, danh bạ, công cụ tìm kiếm internet và các công cụ tương tự để cho phép bạn tương tác với dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, tất cả bằng giọng nói của bạn.

Nếu bạn gặp phải một liên hệ kinh doanh và muốn nhắc nhở bản thân thiết lập một cuộc họp, bạn không phải viết tên của họ hoặc hy vọng bạn nhớ làm điều đó sau. Chỉ cần nói với điện thoại của bạn để nhắc nhở bạn. Bạn thậm chí có thể chỉ định thời gian khi bạn muốn nhận tin nhắn hoặc kích hoạt cảnh báo dựa trên vị trí của bạn. Loại chức năng chuyển giọng nói này có thể tăng năng suất của bạn chỉ bằng cách giảm thời gian bạn cố gắng ghi nhớ hoặc viết chúng ra để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.

Nghe nhạc để tạo sự bình tĩnh

Một cảm giác cấp bách, và thậm chí vội vàng, có thể giúp bạn hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định. Hãy tưởng tượng rằng nhiệm vụ không suy nghĩ mà bạn sợ hãi và cố gắng thực hiện vào cuối ngày, sử dụng cơ hội để về nhà sau đó để thúc đẩy bạn. Vì nhiệm vụ không đòi hỏi phải suy nghĩ, bạn chỉ có thể tập trung vào thực hiện nó một cách nhanh chóng. Âm nhạc có thể giúp tiếp thêm năng lượng cho bạn cho loại công việc không suy nghĩ này. Bật danh sách nhạc năng lượng cao yêu thích của bạn và để nhịp điệu đẩy bạn qua công việc.

Nhưng điều gì xảy ra khi bạn cần chậm lại, dành thời gian và thực sự nghĩ về những gì bạn đang làm? Một số loại âm nhạc, đặc biệt là các bài hát nhạc cụ, có thể giúp não tập trung. Điều này làm cho chúng phù hợp tự nhiên khi bạn đang cố gắng tập trung vào một nhiệm vụ trừu tượng đòi hỏi sự suy nghĩ và sáng tạo. Âm nhạc có thể trượt vào nền, cung cấp một mức độ tiếng ồn trắng trong khi cũng khơi dậy sự sáng tạo.

Cuối cùng, âm nhạc có tác động rất lớn đến cách chúng ta suy nghĩ. Nó có thể giúp chúng ta bình tĩnh, giúp chúng ta tập trung, giúp chúng ta tăng năng lượng và đánh lạc hướng chúng ta khỏi những suy nghĩ tiêu cực. Chiến lược kết hợp âm nhạc vào thói quen của bạn – đảm bảo rằng những gì bạn nghe phù hợp với xu hướng cá nhân của bạn – là một cách tuyệt vời để tăng năng suất theo cách trực quan, vui vẻ.

Cân nhắc việc đơn điệu để tăng hiệu quả

Có một lỗ hổng cơ bản với đa nhiệm: Nó gần như không thể cho một người làm nhiều việc cùng một lúc và làm tốt chúng. Có những lúc, một nửa nỗ lực đi kèm với việc phân chia sự chú ý giữa nhiều thứ là tốt – chẳng hạn như khi bạn hoàn thành công việc giấy tờ không suy nghĩ. Nhưng là một chủ doanh nghiệp nhỏ, rất có thể bạn không bận rộn, bạn không ngừng đối mặt với những quyết định quan trọng đòi hỏi phải suy nghĩ cẩn thận và tập trung. Nhập đơn điệu.

Monotasking, giống như lập lịch khối, được thiết kế để giúp loại bỏ sự lộn xộn để bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ trong tay. Việc thực hành bao gồm thực hiện một nhiệm vụ duy nhất bạn cần hoàn thành, xử lý quá trình đó, sau đó chuyển sang điều tiếp theo. Đôi khi, việc chặn thời gian trong lịch trình của bạn để đơn điệu là cần thiết để có thể cứu bạn khỏi những gián đoạn liên tục buộc bạn phải đa nhiệm.

Ý tưởng ở đây khá đơn giản: Tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, thực hiện tốt và tiếp tục đảm bảo rằng bạn làm tốt công việc vì đầu óc bạn minh mẫn. Thay vì nhảy xung quanh điên cuồng giữa nhiều nhiệm vụ, bạn tập trung vào vấn đề trước mặt. Điều này có thể mang lại kết quả tốt nhất, giúp bạn làm việc đủ tốt để bạn ít mắc lỗi hơn và kết thúc hiệu quả hơn trong thời gian dài.

Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng để tăng cường sản xuất

Tất cả chúng ta đều có một ngày khi dường như chúng ta có thể hoàn thành mọi việc do những phiền nhiễu liên tục. Bạn cố gắng tập luyện tốt, nhưng một cuộc khủng hoảng nhỏ ở nhà làm giảm thời gian tập thể dục của bạn xuống một nửa, và bạn tranh giành công việc, căng thẳng và chạy muộn. Sau đó, bạn cố gắng hoàn thành một báo cáo quan trọng nhưng tiếp tục nhận được các cuộc gọi điện thoại từ một đồng nghiệp, những người cần giúp đỡ trong một nhiệm vụ ít quan trọng hơn là khẩn cấp.

Trong suốt cả ngày, dường như mọi thứ quan trọng bị đẩy sang một bên vì một điều gì đó tầm thường, và bạn rời bỏ công việc cảm thấy căng thẳng và chậm tiến độ.

Loại vấn đề năng suất này là phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp và người phụ trách phải lập mô hình ưu tiên cho văn hóa để đánh lừa doanh nghiệp. Xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất cho ngày của bạn và cung cấp cho họ sự chú ý mà họ xứng đáng. Hãy để cho khẩn cấp tạo ra một cảm giác sai lầm về tầm quan trọng. Bằng cách thiết lập các mục tiêu và ranh giới rõ ràng, bạn có thể dễ dàng ưu tiên những gì có giá trị nhất và biết khi nào bạn có thể điều chỉnh.

Khi bạn làm chủ ưu tiên, hãy bắt đầu sử dụng nó trong toàn doanh nghiệp, giúp nhân viên tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất. Điều này thúc đẩy năng suất, phần lớn bằng cách đảm bảo nhân viên của bạn dành phần lớn thời gian cho các hoạt động có giá trị nhất, định vị chúng để tạo ra nhiều hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Đặt mục tiêu để vượt lên

Ưu tiên là một điểm nhập cảnh tự nhiên vào việc thiết lập mục tiêu. Bạn có thể ưu tiên hiệu quả nếu bạn không có ý thức rõ ràng về mục tiêu của mình với tư cách cá nhân và doanh nghiệp. Dành thời gian mỗi sáng để đặt mục tiêu – có thể trong kế hoạch của bạn – có thể giúp bạn chuẩn bị cho ngày sắp tới và đảm bảo bạn tập trung vào tia laser vào những gì cần hoàn thành.

Các mục tiêu hàng tháng, hàng quý và hàng năm có thể mang lại nhiều trọng tâm cho bức tranh lớn, mang lại cho bạn sự nhất quán để bạn có thể ưu tiên hiệu quả mỗi ngày mà không bị sa lầy khi cố gắng tìm ra điều gì quan trọng nhất. Nếu bạn có mục tiêu rõ ràng, chúng có thể dùng làm thước đo cho các nhiệm vụ khác. Bạn có thể sử dụng các mục tiêu của mình để đánh giá liệu thứ gì đó có xứng đáng với thời gian của bạn hay không, điều này giúp tối đa hóa năng suất.

Làm điều này ở cấp độ cá nhân có thể giúp bạn tránh được sự trì trệ và sức mạnh qua những ngày của bạn trôi chảy hơn. Sử dụng thực tiễn trên toàn doanh nghiệp của bạn có thể củng cố văn hóa, đưa nhân viên đến với những ý tưởng chung và giúp mọi người có được nhiều nhiệm vụ quan trọng nhất được thực hiện hàng ngày.

Ngăn ngừa kiệt sức

Burnout là kẻ thù của năng suất. Mọi người bị kiệt sức khi thời gian làm việc quá sức kéo dài – hoặc làm việc trong các nhiệm vụ dường như không có giá trị – tạo ra sự mệt mỏi đáng kể. Mệt mỏi, cho dù thể chất, cảm xúc, hoặc trí tuệ, có thể làm hỏng năng suất. Nó không chỉ làm mọi người chậm lại; nó cũng khiến họ dễ mắc sai lầm hơn. Dành thời gian để xác định sai lầm, sửa lỗi và trở lại công việc bình thường có thể có những tác động tiêu cực đáng kể đến năng suất.

Ngăn ngừa kiệt sức hiệu quả hơn nhiều so với cố gắng đối phó với nó. Một số chiến lược bạn có thể thực hiện để ngăn ngừa kiệt sức, cho bản thân hoặc cho nhân viên của mình, bao gồm

  • Tạo ranh giới rõ ràng xung quanh công việc để bạn và nhân viên của bạn không cảm thấy cần phải liên tục và có sẵn. Phải liên tục giữ công việc ở phía sau tâm trí của bạn có thể nhanh chóng dẫn đến kiệt sức vì việc khắc phục công việc có thể hạn chế khả năng của bạn để có được phần còn lại có ý nghĩa.
  • Sắp xếp vai trò công việc – hoặc lịch làm việc cá nhân của bạn – theo cách mà một loạt các nhiệm vụ được hoàn thành trong một hoặc hai ngày. Mặc dù việc ngăn chặn các khối thời gian cho các quy trình hoặc lĩnh vực hoạt động cụ thể là rất tốt, nhưng cố gắng làm điều tương tự lặp đi lặp lại sẽ tạo ra sự đơn điệu. Điều này, đến lượt nó, thúc đẩy sự kiệt sức khi sự mệt mỏi tăng lên và nhân viên có thể cảm thấy bị ngắt kết nối với những gì họ làm do sự lặp lại.
  • Nghỉ phép kéo dài khi có thể. Bạn đã bao giờ sợ quay trở lại văn phòng sau khi nghỉ một tuần, nhưng sau khi nghỉ hai tuần, bạn thấy mình suy nghĩ sáng tạo về công việc và hào hứng trở lại? Bạn aren một mình. Sự kiệt sức tăng lên khi bạn không có thời gian nghỉ ngơi đáng kể, bởi vì sự mệt mỏi có thể tăng dần theo thời gian. Bỏ đi một khoảng thời gian có ý nghĩa giúp bạn phá vỡ thói quen và suy nghĩ theo kiểu đốt cháy nhiên liệu và giữ chân bạn, hoặc nhân viên của bạn, trở lại. Bạn không cần phải đi xa. Dành thời gian cho sở thích hoặc nghỉ ngơi có thể là chìa khóa trong việc cung cấp sự đa dạng mà bạn cần. Bên cạnh việc dành thời gian cho bản thân, đảm bảo nhân viên nhận được đủ thời gian nghỉ và cảm thấy như họ có thể sử dụng, điều quan trọng là hạn chế sự kiệt sức.

Đây chỉ là một vài mẹo để giúp bạn khắc phục sự kiệt sức, nhưng các chủ đề phổ biến trên hầu hết các lời khuyên. Giữ kiệt sức tại vịnh là vấn đề đa dạng và nghỉ ngơi.

Tránh những kẻ giết người năng suất

Chỉ cần mỗi chuyên gia làm việc đã làm điều đó. Bạn nhảy vào một trang web không hoạt động để nhanh chóng kiểm tra một cái gì đó, sau đó đi xuống một cái hố thỏ và điều tiếp theo bạn biết là một giờ trôi qua, bạn đến trễ cuộc họp và bạn bị phân tâm bởi những điều tuyệt vời mà bạn đã đã nhìn vào. Internet là một kẻ giết người năng suất, nhưng nó cũng là một yếu tố hỗ trợ năng suất.

Các công cụ như phương tiện truyền thông xã hội, trang web truyền thông trực tuyến và công cụ truyền thông nội bộ của nhân viên đều có thể là nơi tuyệt vời để có được thông tin chính hỗ trợ công việc và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Chúng cũng có thể là nơi bạn bắt đầu xem thông tin liên quan đến công việc và bị phân tâm bởi một chuỗi nội dung khiến bạn lãng phí thời gian.

Tìm cách để tránh những kẻ giết người năng suất này là chìa khóa. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tập trung:

  • Tạo một bộ ranh giới cá nhân về cách thức và thời điểm bạn sẽ sử dụng các công cụ trực tuyến cho mục đích không hoạt động và thực thi chúng một cách nghiêm ngặt.
  • Thậm chí không mở ứng dụng giao tiếp trừ khi bạn chủ động cần thu hút một đồng nghiệp hoặc khách hàng. Hầu hết các ứng dụng có thể chạy trong nền và thông báo cho bạn nếu có thông báo quan trọng.
  • Thiết lập môi trường làm việc khiến bạn khó bị phân tâm. Ví dụ, giữ đồ chơi văn phòng khỏi bàn làm việc của bạn có thể loại bỏ sự cám dỗ đi lạc đường khi bạn cần nghỉ ngơi về tinh thần.

Có rất nhiều phiền nhiễu có thể giết chết năng suất và mọi người phản ứng với các hoạt động khác nhau theo cách riêng của họ. Dành thời gian để xác định những gì bạn thấy đặc biệt gây mất tập trung và tập trung vào việc chặn những thứ đó bất cứ khi nào có thể.

Khai báo bàn của bạn

Những đồ chơi văn phòng giúp bạn vận động khi bạn cần suy nghĩ là tuyệt vời trong những ranh giới đó. Các vật dụng trang trí giúp bạn cá nhân hóa không gian của bạn có thể khiến bạn thoải mái để bạn có thể cảm thấy thoải mái và tập trung. Vật tư văn phòng – dập ghim, cuộn băng keo, điện thoại, giấy, khay, bút, v.v. – đặt các công cụ bạn cần theo ý của bạn. Được sử dụng đúng cách, tất cả những điều này có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Vấn đề là ranh giới giữa không gian làm việc hữu ích, hiệu quả và bàn làm việc bừa bộn, mất tập trung có thể rất mỏng. Nó cũng là một ranh giới rất riêng. Cung cấp cho một người một bàn làm việc tối giản với một PC tất cả trong một và mọi thứ khác gọn gàng trong các ngăn kéo, và họ sẽ được an ủi bởi không gian trống. Đưa bàn tương tự cho một nhân viên khác, và anh ta hoặc cô ta có thể thấy nó nghiêm túc, thể chế và đáng sợ. Điều gì làm việc cho bạn?

Thử nghiệm với không gian bàn làm việc của bạn để tìm sự cân bằng phù hợp là chìa khóa, nhưng bất kể sở thích cá nhân của bạn là gì, điều quan trọng là giải mã không gian của bạn để loại bỏ những thứ lãng phí. Mỗi vật phẩm mà bạn không được hưởng lợi chỉ là một đối tượng để bắt mắt và làm bạn mất tập trung. Kích thích liên tục là căng thẳng. Tìm sự pha trộn đúng đắn của sự bừa bộn ấm cúng và hòa bình có tổ chức cho nhu cầu của bạn, để bạn có thể tăng năng suất.

Tất nhiên, điều này dễ dàng hơn nhiều nếu bạn có một không gian văn phòng chuyên dụng. Bạn có thể cần thiết lập một số ranh giới cho nhân viên trong một văn phòng mở hoặc thiết lập hình khối bán mở. Một người lộn xộn thoải mái có thể là một cơn ác mộng tổ chức đồng nghiệp.

Hãy suy nghĩ về công ty của bạn Văn hóa cộng đồng xung quanh biểu hiện và cá nhân hóa của nhân viên tại nơi làm việc và sử dụng nó như một điểm khởi đầu để tạo ra một số hướng dẫn xung quanh việc nhân viên có bao nhiêu tự do. Điều này sẽ cho phép họ làm những gì họ muốn với bàn làm việc của họ trong khi vẫn duy trì mức độ sạch sẽ và tổ chức thích hợp.

Thực hiện các bước thực tế để tăng năng suất

Những lời khuyên này có thể là những cách đơn giản, đơn giản để điều chỉnh thói quen của bạn để cải thiện năng suất. Nhưng, kết hợp lại với nhau, chúng có thể biến đổi cách bạn tiếp cận công việc mỗi ngày. Sải bước để đạt năng suất cao hơn thường là loại bỏ nhiều rào cản nhỏ cản trở bạn.

Làm theo những lời khuyên này có thể giúp bạn tăng năng suất của chính mình và thúc đẩy các hoạt động mạnh mẽ hơn trong doanh nghiệp của bạn. Họ là một điểm khởi đầu. Đọc để tìm hiểu về các công cụ có thể giúp bạn và tổ chức của bạn hiệu quả hơn nữa.

Các ứng dụng năng suất tốt nhất

Cải thiện năng suất sẽ dễ dàng hơn khi bạn có các công cụ phù hợp. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng quét sàn nhà bếp lớn bằng chổi quét bụi. Bạn có thể hoàn thành công việc, nhưng sẽ mất gấp đôi thời gian so với khi bạn có máy hút bụi.

Với máy hút bụi tốt, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn. Hiệu quả đó có thể được chuyển thành năng suất nếu bạn sử dụng thời gian bạn đã lưu để hoàn thành nhiều công việc hơn ở một phần khác trong nhà. Sử dụng robot hút bụi để tự động lau sàn và năng suất của bạn có thể tăng gấp đôi khi bạn sử dụng tất cả thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ khác.

Đây là những gì ứng dụng kỹ thuật số hiện đại có thể làm cho doanh nghiệp của bạn. They give you better tools for key tasks that often serve as productivity roadblocks. Here’s a look at a few major productivity apps that can help you and your employees get more done:

Trello

Trello is a project management and collaboration app that gives users the ability to organize their work in more intuitive ways and easily share updates with one another.

The solution is so user-friendly that you could just as easily use it to plan your next vacation as you can a complex, multimonth project that requires input from a dozen stakeholders within your business.

Trello has a board, list, and card structure. A board displays the project name and serves as a central dashboard for KPIs and key updates that apply to all team members. The board is essentially a hub that tracks all the items that need to get done, tasks that are in progress, and issues that have been taken care of.

A tier below the board is a list. The list compiles a group of related items that need to be completed, allowing you to easily view what needs to happen within a specific category. You can use a list to describe a complex process that needs to be completed, for example, or to document materials that need to be purchased, sorted by date. This kind of flexibility lets you create an easily scannable group of related tasks that users can access and get updates on within the platform.

Cards are even more specific, acting as individual items in a list. Cards describe the specific task that needs to be completed and provide relevant metadata or project information impacting that task.

A Trello user can log in and quickly view a board describing the primary work that needs to be done, whether it’s in progress or is complete. From there, you can jump into specific project lists to learn more about progress and prioritize what needs to be completed. The actual cards within the list provide the details necessary to handle a specific task.

Trello makes it easier to maintain productivity by helping you get and stay organized, both as an individual and as a team. JotForm’s Trello integration increases your productivity even more. You can use our custom form creation tools to gather and manage key project data, and set up form submissions to automatically send the info to lists or cards within Trello.

Zapier

How much time do you typically spend each day moving a piece of information from one application to another? Imagine a client sends you an attachment with an update to an ongoing project. You have to download the attachment, move it into your file sharing application, open your file sharing app, and use that to send it to a user’s account in the app where they actually get the work done.

Doing this every once in a while isn’t really a problem. But performing these tasks at the scale that many businesses have to in order to communicate relevant data to different stakeholders across a variety of apps is a huge time waster. You’ll also get more done when you spend less time on these types of clerical tasks and more time and energy on the work that actually creates value for your business. Zapier solves this problem.

Zapier lets you set triggers for automated workflows that “Zap” information between apps. In the example mentioned above, Zapier would recognize a new email with an attachment as a trigger, copy the attachment to a file sharing app, and alert you of the process in a collaboration app. This moves the data to the right place while keeping you in the loop and helping you avoid unnecessary clerical work.

Automation doesn’t always have to be a complex, technically overwhelming process. Zapier gives you the tools to create simple, streamlined automation workflows that don’t require development expertise and let you automate a task in just a few minutes. The solution integrates with more than 1,500 apps, including JotForm.

When working alongside JotForm, Zapier can automatically move data from forms to the applications your users leverage. For example, if you’re running a major customer survey to get a better understanding of how end users perceive one of your products, you can use Zapier to grab data updates from JotForm and automatically move that data into the spreadsheet or reporting tool you’re using to track results.

Today, productivity is often a matter of giving people access to the right data at the right time. When users have to log data manually, re-enter information in multiple places, or switch between apps to get the information they need, they end up working more slowly and getting distracted more easily. Accuracy and data quality issues can also arise in this situation.

Tools like Zapier help you eliminate these concerns through straightforward automation that allows you to share data with ease.

Slack

If getting data to the right people at the right time is an essential part of bolstering productivity, then developing strategies for clearer communication and information-sharing across a wide range of process and file types is similarly critical.

You can’t automate everything. Employees often need to have conversations about the work they’re doing. But in the old days of entry-level digital tools, people would often use an app to get on a conference call, open their own version of the file, and talk about edits while trying to keep up with one another. Everybody would be making changes in their version of the file — or have one note-taker handle that — and scramble to keep up with a natural conversation.

Disparate data and file management systems make it difficult to connect different files to specific projects and tasks, adding complexity to collaboration and damaging productivity. Slack takes aim at this problem, giving businesses a centralized social hub where employees can

  • Engage in text chats to discuss key issues or provide updates on projects
  • Create internal forums to discuss what’s going on in the workplace (from a forum that discusses the best snacks for the office to a serious place to discuss ideas for product development, forums can provide intuitive and fully searchable places to communicate)
  • Attach files to projects, conversations, or forum entries to ensure people get the data they need to collaborate 
  • Control authorizations and access to conversations, shared files, and even parts of forums to ensure only authorized employees can access the data being shared, while making it easy for those with access to get information
  • Move between various communications methods — text chat, forums, voice call, video call, screen share, etc. — all within the same app

Collaboration gaps are often productivity roadblocks. When your employees can’t share information effectively or connect with one another, they’ll work on their own. This can lead to poor information sharing and create operational silos that leave people working on the same tasks but in different ways. This wasted time and effort can result in financial losses or worse.

Modern collaboration apps are designed to make it easier for people to communicate in ways that align with their day-to-day workflows. Instead of having to open separate apps or jump between interfaces, everything is in the same place, simplifying collaboration and driving productivity gains.

The idea of “working smarter, not harder” is often about improving efficiency. But it also impacts your ability to produce, as employees who avoid easy mistakes caused by lack of communication can get more done because they spend less time troubleshooting and trying to figure out how to prevent mistakes down the line.

Doist

In many cases, productivity is about simplification. Block scheduling simplifies work by helping you focus on specific areas of work during an extended period of your time. Decluttering your desk eliminates unnecessary stuff, allowing you to focus and keeping you from getting distracted by messes or gadgets. Data integration between apps lets you simplify operations by ensuring information gets to users where they are so they don’t have to move between a bunch of different services.

Simplicity is often a path to productivity because it helps users focus on the task at hand and get it done quickly. Doist is a brand devoted to simplicity, and it helps businesses simplify work primarily through two solutions:

Todoist

In its simplest form, Todoist is a digital to-do list. It builds on that functionality through messaging, project management, and file sharing tools, ensuring that you can track what you need to do and simplify planning, task assignments, and progress tracking, all in real time.

Twist

If Todoist takes the idea of a to-do list and simplifies it so you can focus on primary tasks, then Twist brings that same philosophy to communication. Many enterprise collaboration tools make it easier for colleagues to get together in one place and work on a common project. But that scale of operations can often lead to a degree of chaos as everybody tries to keep up with all the tasks happening at the same time.

Twist provides a streamlined, minimalist collaboration platform that lets you put conversations in one place, organized by topic or subject, to keep everything coordinated and cohesive.

While Doist focuses on simplicity, they don’t do so to the detriment of sophistication and functionality.

Doist’s focus on productivity isn’t just about their solutions either. They work to model digital productivity in their own operations, and they’ve used a combination of JotForm and Zapier to help streamline the application process for their nonprofit discount program. Check it out to see how mixing and matching productivity apps can help you solve key operational pain points and promote better operations at your business.

Using apps to take real productivity strides

There’s only so much you can do to improve productivity through process optimization, scheduling, and similar strategies. At some point, your employees will run into a situation where they could get more done faster, but your technologies limit them. Whether your employees can’t share data easily or have to deal with cumbersome legacy apps for key tasks, the result is diminished productivity.

Investing strategically in new productivity apps can help you make real progress toward sustainable productivity gains. The right solutions can bring data to users in more intuitive ways and equip them to work in a more flexible, natural manner. This creates a greater sense of freedom for employees, further helping them become more productive.

The best productivity software

Productivity apps are great for solving specific problems. They give users tools they can pick up and put away as their daily needs shift.

Productivity software presents a different opportunity. It often serves as a central hub for work. Email platforms provide communications, messaging, and collaboration tools. Word processors, spreadsheets, and database tools enable users to create, edit, and manage information within the business.

Productivity software is instrumental to helping your employees get more done, and finding the right solution for your price point and needs is key. The good news is that cloud technologies are making powerful tools more accessible than ever, bringing enterprise-class functionality to small businesses. Here are some of the most noteworthy tools that deliver on this promise:

Office 365

Just about every professional has worked with Microsoft Office. Many used Word and PowerPoint in school, and Excel was their first major exposure to spreadsheets. In the past, businesses had to purchase an expensive software license for each user, in many cases paying for access to specific Office-based productivity apps that their employees may not have even needed.

The cost of Office for Business led many organizations to seek alternative options, even different packages of Office, that provided key functionality at a lower cost. But in the old days of individual Office installations on end-user machines, businesses also needed solutions like Sharepoint to help them share files and collaborate. The result was a complex, technologically specialized productivity ecosystem that many small businesses simply couldn’t justify.

Office 365 changed all of this. It’s delivered as a subscription service. You don’t need to purchase office licenses in bulk. Instead, you can pay a small monthly fee for each user on the system. This lets you keep entry costs low while accessing some of the best productivity solutions on the market. Office 365 for Business includes

  • Outlook: a powerful email application with robust collaboration and schedule management features
  • OneDrive: an industry-leading file sharing solution
  • Word: perhaps the definitive mainstream word processing application
  • Excel: a powerful, sophisticated spreadsheet solution
  • PowerPoint: a presentation creation tool that has become so prominent that digital presentations are often referred to as “PowerPoints” by default, even if they aren’t built in PowerPoint
  • Publisher: an advanced publishing platform that builds on Word with specialized publishing capabilities for businesses seeking to create visually striking print or digital assets 
  • Access: a database solution that can be used to easily create custom databases without coding

These apps form the foundation of Microsoft Office 365 for business, but more solutions are available at higher subscription levels. The flexible subscription option lets businesses use powerful tools in a more accessible way. Microsoft also offers one-time purchase options for those who prefer to get Office that way.

All of these details aside, Office 365 can be a great productivity solution in large part because it provides the power, functionality, and interface of Microsoft’s tools while allowing for easier data sharing and integration with modern collaboration tools. Office 365 enables users to

  • Access apps and files across multiple devices without having to manually share files; work is associated with the user, not the device
  • Share information easily within application interfaces, as all of Office 365 is integrated, and apps within the platform let teams view and access shared files with ease
  • Take advantage of robust security tools in the backend to manage and share data without having to worry about onerous security protocols

Microsoft Office has long been an industry leader in driving productivity in the workplace. While emerging solutions are starting to challenge this industry giant, the growing prominence of Office 365 highlights how the company has successfully moved into the cloud age and remained a powerful player in today’s productivity space.

G Suite

G Suite is Google’s answer to Microsoft Office 365. It emerged in the early days of the cloud as a simple way for businesses to access productivity apps through a central web interface. It made word processing, spreadsheets, calendars, email, and presentation solutions available in one place. Google Drive provides a central data and file storage hub, while apps like Google Docs, Google Slides, Gmail, and Google Sheets provide tools comparable to Office 365.

We won’t dive into the subtle feature differences between G Suite and Office 365, as the apps are often similar and the distinctions, while sometimes significant, are frequently a matter of preference. Ultimately, both solutions can boost productivity through access to intuitive, user-friendly productivity apps that let your employees create content efficiently.

Whereas Office 365 stands out because of its legacy — users are familiar with its interface, and it offers a wide range of particularly powerful tools due, in part, to its longstanding role as the industry leader — G Suite is noteworthy because it’s built from the ground up for today’s cloud-focused world.

In some cases, this results in more streamlined feature sets in G Suite apps, where some solutions sacrifice more sophisticated capabilities in favor of making the most important functions easier for users to access. But the most prominent result of Google’s cloud-first approach to G Suite is its integration within the larger Google Cloud Platform.

Google provides a wide range of solutions for everything from specialized mapping applications to big data and artificial intelligence tools. These technologies rely on access to accurate data from all parts of a business in a centralized platform. The Google Cloud Platform fully integrates with G Suite — any Google apps you use in one part of your business can typically share data, at least in some format, with another app. This makes it much easier to share information across lines of business.

The Google Cloud Platform is emerging as a powerful productivity tool because of how easy it makes data sharing, including allowing multiple users to interact with files in real time.

Productivity often depends on digital transformation. The easier it is for your employees to share information and collaborate, the more productive they will be. G Suite is built to support this kind of end-to-end digital innovation.

Airtable

Many traditional software systems left a lot to be desired when it came to flexibility. If you’ve been running a business for a while, you can probably remember the days of purchasing software, spending time installing it on machines, training your users to use it, and then aligning your business processes with what the software let you do.

Many professionals have been in situations where they know they can improve a process or ramp up productivity, but their technology prevents them from getting the right data to the right people or slows them down because they can’t collaborate effectively. Working within the confines of prebuilt software that may be tailored to your industry, but not to your business, can put a ceiling on your productivity. Airtable helps businesses break through that ceiling by blending the capabilities of common productivity solutions into a fully customizable productivity and project management solution.

Airtable brings together spreadsheet and database capabilities to help users organize their operations in a way that aligns with how they work. At the business level, you can create custom processes and workflows and document them in the software. Airtable houses relevant data, files, and tools to help users interact with the process. From there, team members can create new tasks and projects in a variety of formats, including

  • Grids that show work based on project status
  • Calendars that detail project time lines and provide immediate visibility into progress
  • Kanban boards that organize projects into various stages and make it easier to quickly identify tasks that need to be completed or issues that must be resolved
  • Forms that provide essential data and give users tools to update projects and share information with others

Airtable provides flexibility and customization so your teams can organize projects and data in the way that’s most efficient for their needs. This, in turn, drives productivity.

JotForm can add even more to your Airtable project, as you can integrate our forms to send data to different components of Airtable’s interface. This eliminates the need for manual data entry and pulls information directly from digital form submissions — such as surveys or field service inspections — into Airtable.

Data keeps us operating at full capacity when we have access to it. But when the data we need isn’t available, our work slows to a crawl. With JotForm and Airtable working together, you can get users the data they need in a format that fits the projects they’re working on.

Asana

Like Airtable, Asana is a project management tool that helps users track the progress of key tasks and share data in real time. But where Airtable is built around the philosophy of promoting flexibility and customization, Asana focuses on teamwork.

The old saying, “Teamwork makes the dream work,” is a cliche for a reason — and not just because it’s incredibly corny. Businesses increasingly depend on processes that are too complex and specialized for any individual to handle on their own. A single production run in a small manufacturing plant may require individuals with expertise in materials sourcing, warehouse management, production scheduling, machine programming, quality assurance testing, and packaging and shipping. And that only covers the actual creation of a good, not the market research, sales, marketing, and branding work behind it.

Complexity puts a major strain on productivity because teams, by their nature, are less efficient than individuals. A single person can put their head down, tune out distractions, and power through a task. A team needs to listen to input from stakeholders, coordinate activities to avoid duplicate work, share updates on progress, and pass tasks between multiple users.

Software that focuses on project management functionality can help teams be more productive, in turn helping your business get more done. Asana is a prime example of this trend, as the software is built explicitly for teams handling complex projects with multiple stakeholders.

Asana’s interface is highly visual. Its design makes it easy to see the way different tasks relate to one another and how those relationships impact deadlines. Managers can easily view progress at any given time, identify which employees are holding a project back, and troubleshoot any issues before they escalate.

Asana is particularly well suited for creative teams or work environments with similar demands — sharing large amounts of information and relying on multiple stakeholders to perform various portions of projects to create a final product or campaign. Asana also features

  • Built-in automation tools to eliminate tedious tasks
  • Calendar-based interface displays to keep everybody on schedule
  • Objective tracking solutions that make it easier to prioritize work and oversee operations at a high level
  • Real-time data reporting to stay on top of workloads and ensure employees are properly equipped to get the job done 
  • Integrations with a variety of solutions, including tools from Microsoft, Google, and JotForm

The JotForm integration with Asana automatically sends information from form submissions to team members as either a task, project, or conversation within the app, depending on which format is the best fit. JotForm lets you gather data from employees, contractors, or customers in a wide range of formats, including both templates and custom forms. The integration with Asana lets you take the data created in these forms and deliver it to users in an intuitive way that helps them work together by ensuring nobody is left in the dark.

Teamwork is essential to doing quality work in today’s complex business world. But bringing together individuals with specialized skills to collaborate is rarely easy. Tools like Asana help your teams to work together, eliminating key pain points that limit productivity.

monday.com

Like Airtable and Asana, monday.com is a project management solution that gives employees and managers insight into day-to-day work. The solution has a fairly minimalist interface, which makes it easier to quickly see projects across the business. By getting the most important information to the right team members, monday.com boosts productivity.

In many ways, improving productivity in the digital age is a matter of eliminating data clutter. Many people are bombarded with information, leaving them feeling overwhelmed and limiting their productivity. monday.com aims to ease this burden by making it easier to plan work, track it, and collaborate with team members without creating too much clutter.

You can customize the interface for your business. It features a wide range of reporting tools and integrates with common productivity apps, including solutions from Microsoft, Google, Slack, Trello, and Zapier.

Driving productivity in the era of digital transformation

Digital transformation is changing how businesses approach productivity. When widespread use of personal computers made digital technology accessible, businesses tended to use software and apps to meet specific operational demands, blending a variety of solutions. Since only certain parts of the business depended on digital tools, and many still relied on manual, paper-based processes, this worked. But widespread access to broadband, cloud computing, and mobile devices has changed how consumers interact with brands and how businesses engage one another.

In this new era of digital work, isolated technologies that don’t talk to one another become problematic from a productivity perspective. When users are constantly shifting between solutions to get the data they need for major work tasks, they’re often overwhelmed by the number of things they need to do and the systems they have to use to complete the work.

Digital transformation is about bringing solutions together, providing anytime, anywhere access to critical data. JotForm does this by capturing data through online forms. By integrating with various productivity apps and services, we make that data accessible. This same kind of data sharing is happening across the digital landscape, fueling productivity gains that help businesses get more done.

Of course, digital apps and software don’t solve all of your problems, but business leaders today need to blend tried-and-true personal organization strategies with digital technologies to maximize productivity. Whether you’re looking to get more done yourself or empower your teams to be more productive, you have lots of options at your disposal.

Ultimately, finding the key to productivity is a highly personal, organization-specific matter. Different teams in different industries all face unique challenges and work dynamics that impact their ability to complete work. By blending creative productivity strategies with apps and software, you can find a mix of solutions that will help you and your employees be as productive as possible. 
JotForm can help you on this journey, with customizable digital forms that help you collect data and share information. If you want to learn more about how we make this possible, we’d love to talk. Contact us today or check out our collection of prebuilt templates to get a better idea of how our digital forms work.

[ad_2]
Source link: webdesignernews

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

.
.
.
.